Sự cần thiết cho việc lên kế hoạch một ngày làm việc, bạn cần phải biết?

1.Lập kế hoạch làm việc – Việc làm quan trọng để bạn có được kết quả tốt

cat_tuong_group_lap_ke_hoạch
Lập kế hoạch làm việc – bí quyết để thành công

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

Bạn cần phải xác định được hướng đi đúng đắn và nỗ lực không ngừng. Bạn không thể lần mò trong bóng tối mà hãy vạch cho mình một hướng đi. Đó là việc đầu tiên trước khi bạn muốn lập kế hoạch. Việc Lập kế hoạch sẽ giúp bạn có những bước đi hoàn chỉnh và chính xác. Nó giống như một kim chỉ nam dẫn đường. Lập kế hoạch là nêu ra các mục tiêu, những phương thức cần đạt được cho mục tiêu đó

Khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều. Bạn cần phải biết mình đang đứng ở đâu và cần phải làm gì để đạt được chiến thắng.

Lập kế hoạch có thể giúp bạn gắn mục tiêu với thời gian nhất định.

Bạn không thể thực hiện nhiều mục tiêu trong cùng một lúc. Bạn cần phải phân bổ thời gian của mình một cách hợp lý để thực hiện được nhiều mục tiêu tốt nhất mà vẫn đảm bảo đủ thời gian cho những công việc cá nhân. Việc lập kế hoạch để tránh sự chồng chéo trong công việc và tiết kiệm thời gian lẫn tiền bạc.

Việc lập kế hoạch sẽ hình thành những tiêu chuẩn. Tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn có thể kiểm tra tiến độ. Có nhiều động lực để hoàn thành công việc hơn.

Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Lập kế hoạch giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa. và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.

CÁT TƯỜNG GROUP TUYỂN DỤNG THÁNG 8/2019

2. Lập kế hoạch cho một ngày làm việc

(Quốc Dũng dịch – Bài viết của Peter Bregman trên Harvard Business Publishing)

Khi bạn bè hỏi bạn, đợt này bạn có rảnh không?

Câu trả lời nhanh nhất thường nhận được là: Công việc này lu bu lắm, bận lắm, không có lúc nào rảnh?

Nếu câu hỏi là? Thời gian rảnh rỗi mỗi ngày của bạn là bao nhiêu. Bạn thường làm gì trong khoảng thời gian đó? Câu trả lời này thì không đơn giản chút nào, không ai có thể trả lời câu hỏi đó một cách tự tin và rõ ràng. Thậm chí có người chọn cách im lặng.

Các chuyên gia “quản lý thời gian” cho rằng:  Đa phần hàng ngày chúng ta bắt đầu công việc và biết rằng mình sẽ không thể hoàn thành hết được mọi thứ. Vì thế, cách thức chúng ta sử dụng thời gian của mình chính là chìa khóa quyết định. Đó cũng là lý do vì sao chúng ta nên lập cho mình một danh sách những việc cần làm và những việc có thể bỏ qua. Từ đó tập trung vào những công việc quan trọng nhất.

Nhưng kể cả khi đã lập ra những danh sách này. Khó khăn nhất vẫn luôn là thực hiện nó như thế nào. Làm thế nào để bạn có thể thực hiện đúng theo một kế hoạch mà quá nhiều yếu tố đe dọa không cho nó đi đúng đường? Làm sao bạn có thể chỉ tập trung vào một vài việc quan trọng nhất khi mà có quá nhiều việc đòi hỏi sự tập trung nơi bạn?

Chúng ta cần bí quyết.

3. Bí quyết để thực hiện kế hoạch thành công

Đó là làm việc theo trình tự.

Quản lý thời gian cũng cần có trình tự như vậy. Đó không đơn giản chỉ là những bản danh sách hoặc những ưu tiên mơ hồ. Làm như thể là thiếu đi sự kiên định và cẩn trọng. Nó phải là một quá trình diễn ra liên tục. Chúng ta phải làm theo và không được để bất cứ vấn đề gì làm bản thân mất tập trung vào những công việc ưu tiên này.

Các bước quản lý thời gian cụ thể

Theo chuyên gia … tôi chúng ta chỉ cần làm theo ba bước và mất không đến 18 phút để kiểm soát công việc trong 8 giờ làm việc của một ngày.

Bước 1 (5 phút): Lập kế hoạch trong ngày.

Trước khi bật máy tính, hãy ngồi xuống và viết ra giấy những việc cần làm và quyết định xem hôm nay nên làm việc gì. Việc gì sẽ xúc tiến cho mục tiêu của bạn và giúp bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích và thành công? Hãy viết những công việc đó vào giấy.

Tiếp theo và quan trọng nhất, là hãy sắp xếp bản kế hoạch của bạn vào lịch làm việc. Hãy xếp những công việc khó nhất và quan trọng nhất vào khoảng thời gian đầu giờ làm việc. Và theo tôi, khoảng thời gian đầu giờ này, nếu có thể, nên diễn trước cả khi bạn kiểm tra hòm thư của mình. Và nếu bản kế hoạch của bạn không thể khớp được với lịch làm việc, hãy làm lại nó, sắp xếp lại những công việc ưu tiên. Nó phải có ảnh hưởng lớn đến việc bạn quyết định sẽ thực hiện công việc của mình ở đâu và khi nào.

Lưu ý: Nếu bạn muốn hoàn thành công việc, hãy quyết định xem bạn sẽ làm nó ở đâu và khi nào. Nếu không, hãy loại nó ra khỏi bản kế hoạch.

Bước 2 (1 phút mỗi giờ). Tìm lại sự tập trung.

Hãy chỉnh đồng hồ, điện thoại, hay máy tính của bạn để chúng kêu lên mỗi giờ. Khi chúng kêu lên, hãy thở sâu, nhìn lại bản kế hoạch và tự hỏi bản thân rằng mình đã sử dụng một giờ vừa rồi hữu ích chưa. Sau đó hãy nhìn lại lịch làm việc và cẩn thận xem xét công việc mình sẽ làm trong một giờ tiếp theo. Quản lý công việc của bạn từng giờ. Đừng để thời gian chi phối bạn.

Bước 3 (5 phút). Đánh giá lại.

Hãy tắt máy tính và đánh giá lại toàn bộ công việc bạn đã làm trong ngày.

Tự hỏi xem bạn đã thực hiện những công việc gì?

Tập trung vào vấn đề nào, bạn bị phân tâm ở đâu?

Điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau?

Thế mạnh của việc thực hiện theo một trình tự chính là khả năng dự báo. Bạn thường làm lặp đi lặp lại những công việc giống nhau với những cách thức giống nhau. Và tác động của việc thực hiện công việc theo trình tự – cũng đến từ khả năng dự báo của nó. Nếu bạn dồn toàn bộ sự tập trung của mình một cách khéo léo và luôn tự nhắc nhở bản thân chỉ tập trung vào vấn đề đó, bạn sẽ luôn giữ được sự tập trung cần thiết. Rất đơn giản.

Làm việc theo trình tự như thế có thể không thể giúp bạn bơi qua eo biển của nước Anh, kéo theo một con tàu và hai tay bị trói. Nhưng nó có thể giúp bạn có thể rời nơi làm việc với cảm giác mình đã thực hiện được rất nhiều việc hữu ích và thành công.

Và, có phải đó chính là một ưu tiên cao hơn để bạn kết thúc một ngày làm việc?

Bài viết hay và ý nghĩa. Cattuonggroup.org chia sẻ để mọi người đọc và có thể ứng dụng vào công việc hàng ngày. Chúc các bạn thành công.

Vũ Hằng (ST)

Dự án đất nền đầu tư tính thanh khoản cao:

Cát Tường Phú Hưng đáp ứng đủ tiêu chí đầu tư và an cư

 Địa điểm du lịch mới nhất tại Đồng Xoài – Bình Phước:

Du lịch Kỳ quan Thế giới tại Cát Tường Phú Hưng Bình Phước

Add a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *